Kompleksowa organizacja konferencji nie jest prostym zadaniem, należy bowiem pamiętać o wielu szczegółach. Kiedy ustalimy już termin, sporządzimy harmonogram i przewidywaną listę uczestników, pozostaje nam wisienka na torcie – wynajem odpowiedniej sali.
Wynajem sali konferencyjnej – na co zwrócić uwagę dokonując rezerwacji?
Wybór miejsca, gdzie odbędzie się nasze wydarzenie to trudna decyzja. Przed podpisaniem umowy z właścicielem obiektu, należy pamiętać, że wszystkie elementy muszą ze sobą współgrać. Również wynajem sali konferencyjnej w danym miejscu, musi być krokiem dokładnie przemyślanym. Oto lista praktycznych porad, które pomogą wybrać odpowiednią salę konferencyjną. Na co należy zwrócić uwagę?
Aranżacja i wielkość sali konferencyjnej
Sala konferencyjna powinna być odpowiedniej wielkości – nie może być ani za mała, ani za duża. Dlatego, zanim dokonamy wyboru, określmy liczbę gości, aby dopasować salę do liczby uczestników. To bardzo ważne. Zbyt duża sala będzie wyglądała na pustą, a niosące się echo wywoła niekorzystną akustykę. Zbyt mała sala i niewystarczająca ilość krzeseł spowoduje dyskomfort uczestników. Goście nie mogą stać ani rezygnować z udziału, ponieważ nie będzie dla nich miejsca. Duże znaczenie ma również aranżacja i charakter pomieszczenia. Postawmy na nowoczesny i oryginalny design, aby zachwycić uczestników! Przecież wszyscy lubimy otaczać się pięknymi, luksusowymi wnętrzami!
Wyposażenie techniczne sali konferencyjnej
Sala konferencyjna musi być dostosowana do naszych potrzeb i spełniać nasze oczekiwania, dlatego jednym z najważniejszych elementów jest zaplecze techniczne. Ciężko przeprowadzić szkolenie bez odpowiedniego sprzętu! Sala powinna być zaopatrzona w niezbędne narzędzia, takie jak odtwarzacz multimedialny, projektor, ekran i tablica flipchart. Internet bezprzewodowy będzie dodatkowym plusem! Warto więc sporządzić listę potrzebnego sprzętu i upewnić się, czy wszystko to znajduje się w ofercie sali.
Z kolei przy kameralnych spotkaniach na przykład zarządu lepiej sprawdzi się komfortowa sala z wyjątkowymi wnętrzami, gdzie uczestnicy swobodnie rozsiądą się na sofach i fotelach. Taka przestrzeń sprzyja też mniej formalnym spotkaniom, podczas których liczy się przede wszystkim dobra atmosfera.
Całkowity koszt wydarzenia i wynajmu sali konferencyjnej
Przed podpisaniem umowy, trzeba zorientować się, ile wyniesie całkowity koszt organizacji szkolenia, wynajem sali konferencyjnej w danym miejscu, a także należy zapoznać się z warunkami rezygnacji. Jeśli obiekt posiada cennik godzinowy, warto uwzględnić 2 dodatkowe godziny, ponad harmonogram, gdyż o opóźnienia nietrudno! Wystarczy, aby przedłużyła się przerwa lub pojawił się problem z uruchomieniem sprzętu, który czasami odmawia posłuszeństwa w najmniej odpowiednim momencie… Poza tym uczestnicy muszą mieć czas, aby spokojnie opuścić salę, kiedy konferencja dobiegnie końca. Jeśli po nas będzie odbywać się kolejna, może powstać zamieszanie.
Lokalizacja sali konferencyjnej
Zanim podejmiemy ostateczną decyzję, powinniśmy przyjrzeć się lokalizacji także pod względem komunikacyjnym. Dojazd nie może być utrudniony i zajmować dużo czasu, gdyż czas w biznesie jest na wagę złota! Trzeba wybrać salę, która ma dobre połączenie z najważniejszymi punktami w mieście, lub zorganizować transport dla uczestników, którzy nie poruszają się autem. Poza tym im większe wydarzenie, tym większej liczby pojazdów możemy się spodziewać. Warto zwrócić uwagę na ilość miejsc parkingowych na terenie obiektu, aby nie powstały uciążliwe korki i zatory, kiedy nagle pojawi się kilkadziesiąt samochodów.
Coraz częściej przydają się też ładowarki elektryczne, a, gdyby samochody miały stanowić część towarzyszącej wydarzeniu ekspozycji, powinniśmy zainteresować się przestrzenią wokół obiektu i jego możliwościami wystawienniczymi.
Udogodnienia i komfort Gości
Komfort uczestników jest bardzo ważny, a wręcz najważniejszy! Zdecydujmy się więc na salę, która nie tylko spełnia nasze wymagania, ale znajduje się również w przyjemnej scenerii.
Doskonałym pomysłem będzie wynajem sali konferencyjnej w luksusowym kompleksie hotelowym nad morzem! W wyjątkowym miejscu otoczonym zielenią tak, aby Goście mogli spędzić przerwę na świeżym powietrzu, napić się kawy w ogrodzie i skosztować wykwintnych dań przyrządzonych przez wykwalifikowanego szefa kuchni w restauracji hotelowej. Warto także wpleść w czas wolny spacer nad morzem, aby się dotlenić po całym dniu szkoleniowym.
Niezwykle istotne jest również, żeby po zakończonym szkoleniu uczestnicy bez problemu mogli wypocząć w komfortowych pokojach, skorzystać z dodatkowych atrakcji, takich jak: masaże relaksacyjne, zabiegi regenerujące w strefie Spa, basen, jacuzzi i sauny czy też udać się na integrację w klimatycznym hotelowym barze.
Catering
Catering to jeden z ważniejszych elementów udanej konferencji. To on umila wydarzenie oraz decyduje o nastroju i nastawieniu jego uczestników.
Stawiając na obiekt z renomowaną restauracją, taką jak Biały Królik, możemy mieć pewność, że się nie zawiedziemy. Uczestnicy spotkania z pewnością docenią pięciogwiazdkowe menu grupowe czy przerwy kawowe oparte o autorskie wypieki własnej produkcji.
Miłym gestem, a niebawem i koniecznością, będzie także wyjście naprzeciw osobom niejedzącym mięsa. Menu wegańskie w Białym Króliku zachwyci nawet najbardziej wymagającego smakosza. Restauracja bierze też pod uwagę nietolerancje i alergie pokarmowe przy propozycji menu.
Ciekawą alternatywą w przypadku mniejszych grup jest kolacja degustacyjna połączona z wine pairingiem czy też szybki lunch w tutejszym Pubie 10/6, gdzie potrawy są prostsze, acz niemniej smaczne. Mnogość alternatyw sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku kilkudniowych wydarzeń, gdzie potrzebne jest większe urozmaicenie – gastronomiczne, ale i przestrzenne. Wspomniany pub to idealne miejsce na imprezę integracyjną po konferencji.
Pakiet konferencyjny premium
Rzeczywistość popandemiczna sprawia, że często chcemy się spotykać i szkolić, jednak w mniejszym gronie, w miejscu stawiającym na komfort i bezpieczeństwo uczestników. Tu naturalnym wyborem zdają się być hotele butikowe, gdzie pojawia się mniejsza ilość Gości, które łatwiej można wynająć w całości na potrzeby wydarzenia.
W Quadrille pakiet konferencyjny premium zakłada wynajem reprezentacyjnej sali balowej do 40 osób lub też w pełni wyposażonej sali konferencyjnej oferującej różne konfiguracje ustawień. Co ważne jako obiekt przeznaczony dla osób dorosłych zapewnia ciszę i spokój, tak potrzebne dla tego typu wydarzeń.
Dodatkowy atut hotelu to na pewno holistycznie zorientowane Spa, gdzie można przewidzieć dla uczestników zabiegi pielęgnacyjne czy relaksacyjne lub też tak niestandardowe terapie jak masaż dźwiękiem czy odprężający koncert na misach i gongach tybetańskich. W czasie wolnym strefa wodna z basenem, jacuzzi i saunami świetnie sprawdzi się zarówno do regeneracji jak i integracji.
Wynajem sali konferencyjnej nie jest wcale tak skomplikowanym zadaniem, jakby się wydawało! Konferencja zorganizowana w dogodnych warunkach sprzyja nie tylko przyswajaniu wiedzy, ale także wypoczynkowi, integracji i budowaniu pozytywnych wrażeń. Takie wydarzenie na pewno na długo pozostanie w pamięci uczestników i korzystnie wpłynie na wizerunek firmy.