Zur umfassenden Organisation einer Konferenz gehören ein Konferenzraum, ein angemessenes Catering, die Wahl des Veranstaltungsortes - das sind nur einige der Aspekte, die bei der Organisation einer Tagung zu beachten sind. Wenn Sie das Datum, den Zeitplan und die voraussichtliche Teilnehmerliste festgelegt haben, ist das Tüpfelchen auf dem i die Anmietung eines geeigneten Raums. Sehen Sie sich unser Angebot für die Anmietung eines Konferenzraums in Gdynia an.
Einen Konferenzraum mieten - worauf ist bei der Buchung zu achten?
Die Wahl des Veranstaltungsortes ist eine schwierige Entscheidung. Bevor wir einen Vertrag mit dem Eigentümer des Veranstaltungsortes unterzeichnen, sollten wir bedenken, dass alle Elemente zusammenpassen müssen. Auch die Anmietung eines Konferenzraums an einem bestimmten Ort muss gut überlegt sein. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit praktischen Tipps, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Konferenzraums helfen. Worauf sollten Sie achten?
Anordnung und Größe des Konferenzraums
Konferenzraum Er sollte die richtige Größe haben - weder zu klein noch zu groß. Bestimmen Sie daher, bevor Sie Ihre Wahl treffen, die Anzahl der Gäste, damit Sie den Raum an die Anzahl der Teilnehmer anpassen können. Dies ist sehr wichtig. Ein zu großer Raum wirkt leer und der Nachhall verursacht eine ungünstige Akustik. Ein zu kleiner Raum mit zu wenig Stühlen ist für die Teilnehmer unangenehm. Die Gäste dürfen nicht stehen oder aussteigen, weil kein Platz für sie da ist. Auch das Design und der Charakter des Raums sind wichtig. Entscheiden Sie sich für ein modernes und originelles Design, um die Teilnehmer zu begeistern! Schließlich umgeben wir uns alle gerne mit schönen, luxuriösen Innenräumen!
Technische Ausstattung des Konferenzraums
Der Tagungsraum muss an unsere Bedürfnisse angepasst sein und unsere Erwartungen erfüllen, daher ist eines der wichtigsten Elemente die technische Ausstattung. Es ist schwierig, eine Schulung ohne die richtige Ausrüstung durchzuführen! Der Raum sollte mit den erforderlichen Geräten wie Multimedia-Player, Projektor, Leinwand und Flipchart ausgestattet sein. Drahtloses Internet ist ein zusätzliches Plus! Es lohnt sich also, eine Liste der benötigten Geräte zu erstellen und sich zu vergewissern, dass sie im Angebot des Raums enthalten sind.
Für intime Sitzungen, z. B. des Vorstands, ist hingegen ein komfortabler Raum mit einzigartigem Interieur, in dem die Teilnehmer bequem auf Sofas und Sesseln sitzen können, besser geeignet. Ein solcher Raum ist auch für weniger formelle Sitzungen geeignet, bei denen eine gute Atmosphäre am wichtigsten ist.
Gesamtkosten für die Veranstaltung und die Miete des Konferenzraums
Bevor Sie den Vertrag unterschreiben, sollten Sie sich einen Überblick über die Gesamtkosten für die Organisation der Schulung und die Miete des Konferenzraums am Veranstaltungsort verschaffen und die Stornierungsbedingungen lesen. Wenn der Veranstaltungsort eine Stundenpreisliste hat, lohnt es sich, die 2 zusätzlichen Stunden, die über den Zeitplan hinausgehen, zu berücksichtigen, denn Verspätungen sind nicht schwer! Es reicht schon eine längere Pause oder ein Problem mit der Inbetriebnahme der Geräte, die sich manchmal im ungünstigsten Moment weigern zu arbeiten... Außerdem müssen die Teilnehmer die Möglichkeit haben, den Saal nach der Konferenz in Ruhe zu verlassen. Wenn nach uns eine andere Konferenz stattfindet, kann es zu Verwirrung kommen.
Lage des Konferenzraums
Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, sollte der Standort auch unter dem Aspekt der Verkehrsanbindung betrachtet werden. Die Anreise darf nicht schwierig sein oder viel Zeit in Anspruch nehmen, denn Zeit ist im Geschäftsleben von entscheidender Bedeutung! Wählen Sie eine Halle, die gut an die wichtigsten Punkte der Stadt angebunden ist, oder organisieren Sie einen Transport für Teilnehmer, die nicht mit dem Auto anreisen. Außerdem gilt: Je größer die Veranstaltung, desto mehr Fahrzeuge sind zu erwarten. Es lohnt sich, auf die Anzahl der Parkplätze auf dem Gelände zu achten, damit es nicht zu lästigen Staus und Verkehrsbehinderungen kommt, wenn plötzlich Dutzende von Autos auftauchen.
Auch elektrische Ladestationen werden immer nützlicher, und wenn Autos Teil der begleitenden Ausstellung sind, sollten wir uns für den Raum um den Veranstaltungsort und seine Ausstellungsmöglichkeiten interessieren.
Einrichtungen und Gästekomfort
Der Komfort der Teilnehmer ist sehr wichtig, ja sogar das Wichtigste! Entscheiden wir uns also für einen Saal, der nicht nur unseren Anforderungen entspricht, sondern sich auch in einer angenehmen Umgebung befindet.
Eine großartige Idee wäre es, einen Konferenzraum in einer luxuriösen Hotelanlage am Meer zu mieten! An einem einzigartigen Ort mitten im Grünen, so dass Ihre Gäste eine Pause an der frischen Luft genießen, im Garten Kaffee trinken und im Hotelrestaurant von einem qualifizierten Koch zubereitete exquisite Gerichte probieren können. Es ist auch ratsam, einen Spaziergang am Meer in die Freizeit einzubauen, um sich nach einem Trainingstag mit Sauerstoff zu versorgen.
Es ist auch sehr wichtig, dass sich die Teilnehmer nach der Schulung in komfortablen Zimmern entspannen, zusätzliche Attraktionen wie entspannende Massagen, regenerierende Behandlungen im Spa-Bereich, Schwimmbad, Whirlpool und Saunen genießen oder in der stimmungsvollen Bar des Hotels eine Integrationssitzung durchführen können.
Verpflegung Weißes Kaninchen
Das Catering ist eines der wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Konferenz. Es wertet die Veranstaltung auf und bestimmt die Stimmung und das Verhalten der Teilnehmer.
Wenn wir einen Veranstaltungsort mit einem renommierten Restaurant wie dem White Rabbit wählen, können wir sicher sein, dass wir nicht enttäuscht werden. Die Tagungsteilnehmer werden das Fünf-Sterne-Gruppenmenü oder die Kaffeepausen mit hausgemachten Kuchen sicher zu schätzen wissen.
Es wird auch eine nette Geste und bald eine Notwendigkeit sein, Nicht-Fleisch-Esser zu bedienen. Die vegane Speisekarte des White Rabbit wird auch den anspruchsvollsten Feinschmecker begeistern. Das Restaurant berücksichtigt auch Lebensmittelunverträglichkeiten und Allergien, wenn es Menüs vorschlägt.
Eine interessante Alternative für kleinere Gruppen ist ein Degustationsessen mit Weinbegleitung oder ein schnelles Mittagessen im örtlichen Pub 10/6, wo die Gerichte einfacher, aber dennoch schmackhaft sind. Die Vielzahl der Alternativen eignet sich besonders gut für mehrtägige Veranstaltungen, bei denen mehr Abwechslung gefragt ist - gastronomisch, aber auch räumlich. Das bereits erwähnte Pub ist der ideale Ort für eine Teambuilding-Veranstaltung nach der Konferenz.
Premium-Konferenzpaket
Die Realität nach der Pandemie bringt es mit sich, dass wir uns oft in einer kleineren Gruppe an einem Ort treffen und weiterbilden wollen, der auf den Komfort und die Sicherheit der Teilnehmer ausgerichtet ist. Hier scheinen Boutique-Hotels die natürliche Wahl zu sein, in denen eine geringere Anzahl von Gästen auftaucht und die leichter komplett für die Veranstaltung gemietet werden können.
Bei Quadrille umfasst das Premium-Konferenzpaket die Anmietung eines formellen Ballsaals für bis zu 40 Personen oder eines voll ausgestatteten Konferenzraums, der eine Vielzahl von Aufstellungsmöglichkeiten bietet. Da es sich um eine Einrichtung nur für Erwachsene handelt, bietet sie die für diese Art von Veranstaltung erforderliche Ruhe und Stille.
Ein weiterer Pluspunkt des Hotels ist sicherlich das ganzheitlich ausgerichtete Spa, in dem Pflege- oder Entspannungsbehandlungen für die Teilnehmer angeboten werden, aber auch so ungewöhnliche Therapien wie Klangmassagen oder ein entspannendes Konzert auf tibetischen Schalen und Gongs. In der Freizeit bietet der Wasserbereich mit Schwimmbad, Whirlpool und Saunen eine hervorragende Möglichkeit zur Regeneration und Integration.
Die Anmietung eines Konferenzraums ist nicht so kompliziert, wie Sie vielleicht denken! Eine unter günstigen Bedingungen organisierte Konferenz dient nicht nur der Aufnahme von Wissen, sondern auch der Entspannung, der Integration und dem Aufbau positiver Eindrücke. Eine solche Veranstaltung bleibt den Teilnehmern mit Sicherheit noch lange in Erinnerung und wird das Image des Unternehmens positiv beeinflussen.
Nehmen Sie Kontakt mit den Eventmanagern auf und planen Sie Ihre Veranstaltung:
Olga Czachorowska - Kawala - sales1@quadrille.pl
Marcin Malak - sales2@quadrille.pl