Urodzinowa alchemia według Quadrille

Quadrille to idealne wprost miejsce na organizację najważniejszych wydarzeń życia. Aby spełnić marzenia Gości o perfekcyjnym dniu w perfekcyjnych okolicznościach, potrzebna jest recepta na sukces. Jej składniki to: odrobina designu, piękne okoliczności przyrody, zaskakujące menu i dużo, dużo uśmiechu i zaangażowania ze strony organizatorów i obsługi.

Kompleksowa organizacja eventu dla klienta indywidualnego to zawsze spore wyzwanie. Jego cel nadrzędny to udana impreza, a droga do jego osiągnięcia często zaznaczona jest jedynie w ogólnych ramach. Trudno wymagać przecież, aby klient orientował się we wszystkich organizacyjnych tajnikach, czy był w stanie przewidzieć różne zagrożenia wynikające z takiej, czy innej decyzji. Dlatego właśnie zwraca się do nas, profesjonalistów, oczekując niczego więcej poza … perfekcją J

Weźmy na przykład dwie przyjaciółki ze Skandynawii, które poszukują wymarzonego miejsca na świętowanie swoich 50. Urodzin przez kilka dni. Z racji bliskiego sąsiedztwa i względów transportowych decydują się na Trójmiasto. To, że jako jedną z opcji rozważają nasz hotel – to zasługa marketingu. To, że ostatecznie właśnie nas wybierają – to już efekt wrażenia, jakie wywołuje sam obiekt, ale w dużej mierze także i bezpośredniego kontaktu z jego przedstawicielami. Na ostateczną ocenę wpływa tak naprawdę każdy jednostkowy pracownik i jego sposób podejścia do klienta. Oczywiście decydujący jest kontakt z dedykowaną osobą, koordynatorem eventu. Niemniej jednak to reszta zespołu przygotowuje grunt.

Wspomniany opiekun klienta pokazuje obiekt, przedstawia jego możliwości i przeprowadza wywiad, starając się jak najlepiej zrozumieć potrzeby i niejako wyprzedzić je. Im więcej informacji  na początku, tym lepsza i sprawniejsza organizacja wydarzenia. Przy gościach zagranicznych zazwyczaj wiadomo, że okazja na kolejne spotkanie nadarzy się już podczas realizacji, dlatego właśnie ta pierwsza rozmowa jest tak ważna i kluczowa.

Kolejne miesiące to już planowanie szczegółów: rezerwacja pokoi, ustalanie menu, dobieranie atrakcji, wybór dekoracji, rezerwowanie transportów i dodatkowych usług na miejscu. Koordynator eventu przygotowuje harmonogram wydarzenia, wyznacza osoby do jego realizacji w hotelu i w gronie podwykonawców, zamawia dane elementy, buduje kosztorys całości i spaja to wszystko umową. Przez cały czas służy klientowi radą, odpowiada na nurtujące pytania, przedstawia różne możliwości i tam, gdzie trzeba, stara się znaleźć kompromis. I tak po tygodniach takiej współpracy można liczyć na naprawdę imponujący efekt.

W tym konkretnym przypadku solenizantki na swoje urodziny zaprosiły blisko 60 osób. Głównie byli to członkowie ich rodzin, ale i znajomi, którzy już do czwartku dużą grupą zjechali do hotelu. Organizując transporty, znaliśmy godziny przyjazdów i mogliśmy sprawnie przeprowadzić zameldowanie. W pokojach poza słodką niespodzianką czekał na gości powitalny list wraz z agendą całego pobytu. Tego dnia zaplanowana została także zasiadana kolacja bufetowa w naszej restauracji, umożliwiająca lepsze poznanie się grupie. Atmosfera była swobodna, a formuła zakładała większą mobilność uczestników, którzy, nakładając sobie potrawy na talerze, prowadzili luźne rozmowy. Kolacja zakończyła się przed północą tak, aby grupa mogła się wyspać przed atrakcjami dnia następnego.

Piątek zaczął się od przedłużonego śniadania. Goście niespiesznie schodzili się do restauracji, siadając przy stołach w grupkach i podczas posiłku omawiając plany na najbliższe godziny. Część z nich miała już zarezerwowane zabiegi w Spa – kontaktowaliśmy się z nimi mailowo bądź telefonicznie, aby mieć pewność, że dla każdej chętnej osoby znajdziemy wolny termin. Jedna z rodzin zaplanowała wycieczkę na naszych rowerach, na którą wyruszyła wyposażona przez nas w mapę regionu. Dla innych gości zarezerwowaliśmy zwiedzanie Gdańska z przewodnikiem. Postali delektowali się słońcem w przypałacowym ogródku z pyszną kawą, bądź odprężającym drinkiem w dłoni. W tym roku maj był dla nas wyjątkowo łaskawy, pogoda jak marzenie, a rozległy 2-hektarowy park stwarza wiele możliwości do relaksu i dobrej zabawy.

Cała grupa spotkała się ponownie wieczorem podczas nieformalnej kolacji w hotelowym Pubie 10/6. Podziemne, kameralne wnętrze charakteryzuje się ciekawym wystrojem z barwnymi, wygodnymi sofami.  Tym razem także pojawił się bufet, jednak specjalnie dobrany do formuły, tzw. standing party – oparty o mniej wysmakowane dania pubowe. Imprezie towarzyszyła muzyka na żywo w wykonaniu kameralnego dwuosobowego składu, wykonującego piosenki znane i lubiane na całym świecie. Nad gośćmi i ich dobrym samopoczuciem czuwali dwaj barmani, a zabawa trwała do późnych godzin nocnych.

Sobotę solenizantki pragnęły w całości spędzić ze swoimi gośćmi na terenie hotelu. Po kolejnym późnym i niespiesznym śniadaniu grupa przeszła do ogrodu, gdzie zaplanowane zostały gry i zabawy na świeżym powietrzu. Tu prym wiodły organizatorki, posiłkując się tylko naszą pomocą. Dało nam to czas na przygotowanie wymarzonego pikniku nad stawem. Przemieściliśmy tam meble ratanowe oraz całą masę koców tak, aby wszyscy znaleźli dla siebie wygodne miejsca. Tuż obok postawiliśmy bar, w którym znalazły się napoje najbardziej pożądane przez grupę. Kiedy ta ostatnia przybyła na miejsce, czekały już na nią kosze wypełnione po brzegi jedzeniem. Goście byli absolutnie oczarowani samym pomysłem, w końcu nieczęsto zdarza się nam uczestniczyć w pikniku i to w tak pięknej scenerii. Głównym punktem programu stał się przemarsz kaczej rodziny tuż przed gośćmi.

Sobotni wieczór to zgoła inna atmosfera – tu zaplanowaliśmy punkt po punkcie uroczystą, elegancką kolację z imprezą taneczną. A wszystko zaczęło się od powitalnego koktajlu przy szemrzącej fontannie, kiedy to odczytane zostały poematy na cześć gości, przy nieustannych wybuchach śmiechu. Kolejną niespodzianką było przejście do sali restauracyjnej, która została udekorowana specjalnie na ten cel różowo-złotymi balonami i kwiatami. Dekoracje z piwonii zdobiły stoły, parapety oraz kominek, świetnie współgrając z resztą wystroju. Na głowach solenizantek pojawiły się wdzięczne wianki stworzone przez naszą florystkę. Czterodaniowa kolacja przygotowana przez naszego szefa podbiła serca i żołądki Gości, którzy z pewnym ociąganiem przeszli do kolejnego punktu programu: zabawy tanecznej z DJ-em. Dopełnieniem całości był open bar, w którym królowało Prosecco. Jako wisienka na torcie i kompletna niespodzianka pojawiły się torty zrobione specjalnie dla solenizantek przez naszą cukiernię z małą dedykacją. Była to chwila na złożenie życzeń od hotelu, której na pewno długo nie zapomnimy.

Niedziela to czas pożegnań i podziękowań. Cieszyliśmy się, że wszystko poszło zgodnie z planem, a cała grupa wyjechała od nas zadowolona. Solenizantkom także udało się nas zaskoczyć już po powrocie do domu tym miłym mailem:

We are so thankful and impressed for the job that you, and your team have done for us.
I woke up last night and was afraid that this had only been a dream.

The variety  in gastronomy service you could provide was impressive. Your food is 5- stars.
I have never seen such amazing picnic food and baskets before. 

We also loved the decorations with flowers and balloons.

All our guests are thrilled and have shared lots of pictures on FB and other social medias.

I am sure that you will see some of us again.

Thanks again!