konferencje

Organizacja konferencji – wszystko, o czym trzeba pamiętać

Konferencja to ważne wydarzenie biznesowe, dlatego też jej organizacja musi być przemyślana pod wieloma względami. Im lepiej się ją przygotuje, tym bardziej zadowalający będzie efekt końcowy. Tak naprawdę wszystkie parametry mają tu kluczowe znaczenie: tematyka, ilość osób, harmonogram, miejsce i oczywiście gastronomia. Na co jeszcze zwrócić uwagę?

Wszystkie poważne spotkania biznesowe powinny przebiegać wedle wcześniej opracowanej struktury. Każde przedsięwzięcie jest obarczone ryzykiem, że coś się nie uda czy nie zadziała – ot chociażby przysłowiowa złośliwość rzeczy martwych, która może nadszarpnąć nerwy każdego organizatora. Dlatego też podczas organizowania konferencji trzeba przemyśleć wszystkie detale, aby zminimalizować newralgiczne punkty, wyeliminować potencjalne niebezpieczeństwo.

Podstawy dobrej konferencji

Organizacja konferencji wiąże się z dużym nakładem czasu i energii. Trzeba mieć też doświadczenie, by wszystko dopiąć na ostatni guzik, niczego nie przeoczyć. Z tego względu część firm powierza to zadanie komuś z zewnątrz, kto się w tym specjalizuje. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by samodzielnie podjąć się tego wyzwania.

Od czego trzeba zacząć?

Można powiedzieć, że dobra konferencja zaczyna się na długo przed tym, gdy się fizycznie rozpocznie. To, jak będzie przebiegać, zależy od tego, w jaki sposób organizatorzy przygotują się do wydarzenia. Przede wszystkim należy określić, czego będzie dotyczyć i kogo zaprosić do roli prelegenta. Osoba z autorytetem na pewno będzie budzić większe zainteresowanie i zachęci do uczestnictwa. Trzeba też zastanowić się, do jakich osób wysłać zaproszenia na konferencję. Mając plan i wiedząc, jaki będzie przebieg wydarzenia, można sprecyzować, jak duże sale trzeba wynająć i jak mają być one wyposażone. Warto też przemyśleć, czy nie zorganizować w trakcie spotkania poczęstunku. Tu opcji jest wiele od tradycyjnej przerwy kawowej z ciasteczkami po przekąski fit, lunch bufetowy czy też bardziej elegancki serwowany. Warto dobrze przemyśleć te kwestie, gdyż konferencja wpływa na całościowy wizerunek organizatora i to, jak będzie postrzegany w oczach uczestników i partnerów biznesowych.

Czy miejsce ma znaczenie?

Tutaj odpowiedź jest oczywista. Dbałość o komfort uczestników i prowadzących oraz zapewnienie wydarzeniu pięknej scenerii, wpływa na jego odbiór i ocenę. Pragnąc podkreślić prestiż konferencji i jej organizatora, trzeba postawić na organizację w eleganckim miejscu, gdzie sale są przestronne, klimatyzowane i perfekcyjnie wyposażone. Jeśli wydarzenie ma mieć bardziej ekskluzywny charakter, można wziąć pod uwagę tak oryginalne miejsce jak nasz hotel.

Dlaczego właśnie Quadrille?

Hotel powstał w pięknym XVIII-wiecznym pałacu zlokalizowanym w otoczeniu zieleni, w jednej z najpiękniejszych dzielnic Trójmiasta – Gdyni Orłowie, blisko morza, niedaleko centrum Sopotu, pół godziny drogi od Gdańska. Już samo to brzmi ciekawie, ale to nie koniec zalet. Jako hotel butikowy posiadamy dwie sale biznesowe: w pełni wyposażoną salę konferencyjną mogącą pomieścić do 100 osób oraz imponującą salę balową na ekskluzywne spotkania do 40 osób.

Klimatyzowane pomieszczenia o pięknym designie, kameralna atmosfera, profesjonalne zaplecze noclegowe pięciogwiazdkowego hotelu i gastronomiczne – słynnej restauracji Biały Królik, wyjątkowe spa ze strefą wodną oraz dyskretna opieka wykwalifikowanego personelu gwarantują sukces każdemu przedsięwzięciu.

Więcej: https://quadrille.pl/oferta/ekskluzywne-spotkania-biznesowe-i-sale-konferencyjne-nad-morzem/